Затраты на информационные технологии – та статья бюджета, на которой в небольших организациях традиционно стараются сэкономить. Зачем обновлять компьютеры, если старые работают? Зачем тратиться на отдельный сервер для бухгалтерии, если на том что есть места достаточно? Зачем покупать софт, если племянник Валентины Ивановны все сделал бесплатно? Именно так сегодня рассуждает большинство владельцев малого бизнеса. Они жестко экономят и… проигрывают. Ведь бесплатный сыр, как известно, бывает только в мышеловке.
Но как определить, на что не стоит выделять средства, а какие траты необходимы для качественного функционирования ИТ системы? Постараемся ответить на этот вопрос.
На что потратить?
1. Первоначальная настройка локальной сети.
Грамотно настроенная сеть – залог ее стабильной работы. Не стоит полагаться в этом вопросе на друзей и родственников (если они, конечно, не профессиональные ИТ-инженеры).
2. Отдельный сервер для бухгалтерской базы данных.
ИТ-консультанты не рекомендуют устанавливать на один физический сервер несколько ролей (функциональных «обязанностей»). Но поскольку сервер – устройство дорогое, не каждая малая компания может себе позволить покупку серверного парка. В данном случае можно посоветовать разумный компромисс – приобретение отдельного сервера для базы данных бухгалтерии и клиентской базы. Таким образом, нагрузка будет распределена между серверами, что значительно уменьшит риск сбоев и потери данных.
3. Серверное программное обеспечение, антивирус, операционные системы.
Легализация программного обеспечения – усиливающаяся тенденция последних лет. Во-первых, проверяющие органы (среди которых ОБЭП и управление «К») вместе с производителями ПО активно осуществляют проверки как небольших, так и крупных компаний на предмет использования нелегального (пиратского) софта, что грозит крупными штрафами и даже лишением свободы для должностных лиц. Во-вторых, законное приобретение ПО позволяет пользоваться службой поддержки производителя, получать постоянные обновления, и в целом гарантирует более стабильную работу по сравнению с пиратскими копиями.
На чем сэкономить?
1. Компьютерное «железо». Если оно, конечно, не покупалось в прошлом веке. Компьютеры, приобретенные 2-3 лет назад еще вполне «жизнеспособны» – не поддавайтесь на уговоры недобросовестных консультантов немедленно все заменить. Но и держаться за послужившее железо не стоит: если одна из комплектующих откажет дешевле и практичнее будет купить новый компьютер, чем искать подходящую деталь, наверняка уже давно снятую с производства.
2. Пакет «офисных» программ. MS Office – хороший продукт, но и стоит он не мало. Если ваши сотрудники не пользуются всеми функциями Excel или не верстают книги в Word, то им вполне хватит для исполнения своих обязанностей бесплатного OpenOffice.org.
3. Собственный системный администратор. Хороший ИТ-инженер, во-первых, стоит от 35 тысяч рублей и выше, а во-вторых, не заинтересован в работе в малом бизнесе. А студенты, которые готовы работать за небольшую зарплату, как правило, недостаточно квалифицированы, чтобы качественно управлять ИТ-системой компании. Выход – абонентское обслуживание компьютеров в специализированной фирме. ИТ-аутсорсинг позволяет за зарплату «студента» (10-15 тысяч рублей в месяц, в зависимости от размеров сети) пользоваться услугами высококвалифицированных инженеров, а также закупать оборудование и программное обеспечение по ценам ниже розничных.
